Racionalitzeu el vostre negoci amb Google Apps

imatge 1

Qualsevol que em conegui probablement sap que en sóc un gran fan Google Apps. També divulgació completa, SpinWeb és un Revendedor autoritzat de Google Apps, de manera que el nostre compromís amb el producte és força clar. Tanmateix, hi ha moltes bones raons per entusiasmar-se amb Google Apps, sobretot ... sobretot com a petita empresa.

Google Apps és realment un substitut de Microsoft Office. Quan explico això a la gent, de vegades són molt escèptics, per això faig un tot seminari sobre el tema per aportar més llum sobre el tema. Un negoci que faci el salt a Google Apps haurà invertit en una infraestructura que inclou correu electrònic, calendaris, gestió de documents, videoconferència i gestió de contactes que competeix amb Microsoft Exchange a una fracció del cost. Fem una ullada.

Correu electrònic de Google: una alternativa poderosa a Exchange

El correu electrònic a Google Apps és el Gmail que tots coneixem i estimem. Tot i això, Google Apps us permet marcar el vostre correu electrònic amb el nom de domini de la vostra empresa per garantir que tingui una marca professional. Ningú vol utilitzar el correu electrònic de consum per a empreses, oi? Google Apps és Gmail per a empreses i inclou algunes funcions addicionals, com ara polítiques de fitxers i fitxers adjunts personalitzats. També inclou eines de migració que faciliten la migració des d'Exchange. Es pot accedir al correu electrònic mitjançant el web, el client de correu electrònic (com l'Outlook o Apple Mail) i el dispositiu mòbil. La quota predeterminada per a cada usuari és de 25 GB, que és molt generosa.

A més, el filtratge de correu brossa i de virus al correu electrònic de Google és realment el millor de la indústria. Poques vegades veig falsos positius i la majoria de correus electrònics no desitjats es capturen i filtren. Passar a Google Apps elimina realment la necessitat de solucions de filtratge de tercers.

Calendaris com els grans

Les funcions de calendari a Google Apps són increïbles. Les organitzacions poden programar reunions amb persones i recursos (com a sales de conferències, projectors, etc.) amb només uns clics. Els membres de l’equip també poden veure els horaris d’altres empleats i veure informació lliure / ocupada molt fàcilment. Això fa que la planificació de reunions dins de l’organització sigui molt ràpida. Els recordatoris de reunions es poden enviar per correu electrònic o missatges de text i són personalitzables per a cada usuari.

Una suite d’oficina completa al núvol

Em fa molta il·lusió la funció de Documents de Google Apps. La majoria d’organitzacions utilitzen Word, Excel i PowerPoint com a programari d’oficina predeterminat. Això significa instal·lar el programari en tots els ordinadors, així com donar-lo suport i mantenir-lo. Això pot arribar a ser car. Tot això pot desaparèixer amb Google Docs. Ara les organitzacions poden emmagatzemar tots els documents en un sol lloc i organitzar-los de maneres molt intel·ligents.

El més interessant de Google Docs és que elimina la frustració de "qui té l'última versió d'aquest document?" Amb Google Docs, tots els documents es creen directament al sistema i només hi ha una còpia de qualsevol document en tot moment. Els empleats poden col·laborar en els documents i fer canvis i se'n fa un seguiment de totes les revisions, de manera que sempre podeu tornar a les versions anteriors i veure qui va fer què.

Les organitzacions poden col·locar tota la biblioteca de documents a Google Docs i quedar-se 100% sense paper, ja que podeu penjar qualsevol tipus de fitxer. Es convertirà en un Google Doc editable o simplement s’emmagatzemarà al servidor de fitxers. Google Docs us proporciona un servidor de fitxers, una unitat compartida i un paquet ofimàtic, tot en un, sense maquinari ni programari de què preocupar-vos.

Feu-vos personal amb el xat de Google

Una altra característica interessant de Google Apps és la funció de xat de vídeo. Qualsevol empleat amb una càmera web pot participar en una sessió de videoconferència amb un altre usuari per facilitar la col·laboració. La qualitat és excel·lent i fins i tot podeu fer conferències amb altres usuaris de Google fora de la vostra empresa. No és tan elegant com algunes de les solucions de videoconferència empresarial, però funciona molt bé i és una gran solució per a la majoria d’usuaris.

La plantilla mòbil

Totes les funcions de Google Apps funcionen molt bé amb dispositius mòbils. El calendari del meu iPhone es sincronitza perfectament amb el meu Google Calendar i també puc treure qualsevol document del telèfon. Fins i tot puc editar documents des del meu telèfon. El que això significa és que puc portar tots dels documents de la meva empresa amb mi a tot arreu on vaig. Sí, és correcte: ara es pot accedir a tots els documents de la meva empresa al telèfon. El correu electrònic també funciona sense problemes i facilita la comunicació a la carretera.

La seguretat del núvol

Un dels millors punts de venda de Google Apps és el fet que no requereix cap inversió de maquinari per executar-se. Tot està allotjat als centres de dades de Google i la interfície està xifrada amb SSL. Això no només estalvia molts diners, sinó que fa que la vostra organització sigui molt més flexible. Els empleats virtuals poden unir-se al sistema des de qualsevol lloc, el trasllat d’oficines es fa molt més fàcil i les vostres dades són molt més segures del que seria a la vostra oficina. M'agrada bromejar que demà la nostra oficina es podria cremar i que ni tan sols ens adonarem perquè els nostres sistemes continuarien funcionant.

Una opció intel·ligent per a les organitzacions

La versió empresarial de Google Apps costa 50 dòlars per usuari i any i es pot configurar molt ràpidament. He activat comptes i he tingut els meus clients en funcionament en qüestió de dies. Si teniu problemes de comunicacions amb el vostre sistema actual, us agradaria deixar sense paper, necessiteu col·laborar millor amb els membres de l’equip o simplement voleu començar estalviant diners al vostre programari d’oficina, Us animo a provar Google Apps.

Feu-me saber si us puc ajudar. També m’agradaria conèixer les vostres experiències amb Google Apps, així que deixeu un comentari a continuació.

4 Comentaris

  1. 1

    Amén. Administrem tota la nostra empresa (http://raidious.com) a Google Apps i no hem tingut cap problema: experiència molt positiva. M’agradaria que fessin una eina de gestió de projectes / flux de treball i una eina CRM per seguir-la.

  2. 2
  3. 3

    Recomano Google Apps per a tots els meus clients, independentment de la mida. També els he configurat per a diversos, de manera que hauré de comprovar el procés de distribuïdor autoritzat. Una de les coses agradables que vaig observar en allotjar-me amb MediaTemple és que puc gestionar tots els paràmetres de DNS de l’amfitrió. El meu registrador de dominis cobra qualsevol configuració de DNS avançada, de manera que hi he estalviat un parell de dòlars.

  4. 4

    Diito! Vaig abandonar l'Outlook l'1 de gener del 2010. Va ser una decisió conscient i una decisió empresarial fer-ho. Vaig sortir de Google Apps i no ho he lamentat en absolut. Jo també animo a tots els meus clients a "GO GOOGLE"; té sentit de moltes maneres fer-ho.

Què et sembla?

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir el correu no desitjat. Esbrineu com es processa el vostre comentari.