RFP360: Tecnologia emergent per treure el dolor de les RFP

RFP360

He passat tota la meva carrera professional en vendes i màrqueting de programari. M’he afanyat a aportar clients potencials, accelerar el cicle de vendes i guanyar ofertes, cosa que significa que he invertit centenars d’hores de la meva vida pensant, treballant i responent a les RFP, un mal necessari a l’hora de guanyar nous negocis. .

Les RFP sempre s’han sentit com una persecució de paper inacabable: un procés miserablement lent que requeria inevitablement de buscar respostes de la gestió de productes, executar conflictes amb qüestions legals, solucionar problemes amb TI i confirmar números amb finances. Els que ho coneixen ho saben: la llista continua. Els professionals del màrqueting, les vendes i el desenvolupament empresarial passen innombrables hores analitzant ineficientment respostes anteriors a preguntes repetitives, perseguint respostes a noves preguntes, verificant la informació i buscant aprovacions una i altra vegada. El procés és complex, requereix molt de temps i exerceix una pressió sobre els recursos de qualsevol organització. 

Tot i la ràpida evolució de la tecnologia, per a moltes empreses, el procés de RFP ha canviat molt poc respecte a les meves experiències al començament de la meva carrera fa més d’una dècada. Els equips de màrqueting segueixen utilitzant processos manuals per elaborar propostes, utilitzant respostes extretes de qualsevol nombre de fonts que puguin residir en fulls de càlcul d'Excel, documents de Google compartits i fins i tot arxius de correu electrònic.

Dit això, no només desitgem desesperadament que el procés de RFP sigui més eficient, sinó que la indústria comença a exigir-lo, que és el lloc on el programari emergent té un impacte enorme en el panorama de la RFP.

Avantatges del programari de RFP

Més enllà de fer menys dolorosa la construcció d’una RFP; establir un procés ràpid i repetible per a les RFP pot tenir un impacte directe en els ingressos. Aquí és on intervé la tecnologia RFP emergent.

El programari de RFP centralitza i cataloga preguntes i respostes habituals en una biblioteca de contingut. La majoria d’aquestes solucions es basen en el núvol i donen suport a la col·laboració en temps real entre gestors de propostes, experts en temes i aprovadors de nivell executiu.

En particular, RFP360 permet als usuaris fer ràpidament: 

  • Deseu, cerqueu i reutilitzeu contingut amb una base de coneixement personalitzada
  • Treballeu amb companys de feina en la mateixa versió d’un sol document
  • Assigneu preguntes, feu un seguiment del progrés i automatitzeu recordatoris
  • Automatitzeu les respostes amb IA que identifiqui preguntes i seleccioni la resposta correcta
  • Accediu a la Base de coneixement i treballeu en propostes de Word, Excel i Chrome amb connectors.

Resposta d'escriptori

Com a resultat, els usuaris d'un fitxer RFP360La solució de gestió de propostes ha informat que van ser capaços de reduir dràsticament els temps de resposta totals, augmentar el nombre de RFP que poden completar i, al mateix temps, millorar les seves taxes de guany global.

Aquest any hem respost a un 85% més de RFPs que l’any passat i hem augmentat la nostra taxa d’avanç en un 9%.

Erica Clausen-Lee, directora d’estratègia d’InfoMart

Amb respostes més ràpides, tindreu més oportunitats generals per oferir respostes consistents, precises i eficients que tinguin més probabilitats de guanyar el negoci.

Augmenteu la coherència de les RFP

Mitjançant la base de coneixement de la plataforma, els usuaris poden emmagatzemar, organitzar, buscar i reutilitzar fàcilment el contingut de les propostes anteriors, donant-los un avantatge en les respostes a la RFP. Un centre centralitzat per al contingut de les propostes impedeix que el vostre equip reescrigui les respostes existents, cosa que us permetrà recopilar dades i mantenir les millors respostes per a un ús futur.

Tenim la seguretat de saber que el nostre coneixement és segur i coherent. No ens hem de preocupar que perdrem cap experiència de pimes si algú deixa o pren unes vacances. No passem hores buscant respostes anteriors i intentant esbrinar qui fa què, perquè a la RFP360 hi ha totes les preguntes i respostes.

Beverly Blakely Jones, de National Geographic Learning | Estudi de cas Cengage

Millorar la precisió de la RFP 

Les respostes incorrectes o obsoletes poden ser difícils d’atrapar, fins i tot per al membre de l’equip amb més experiència. Quan es combina amb el termini de gir ràpid que es produeix habitualment en una RFP, el risc de proporcionar informació defectuosa es composa. Malauradament, la informació inexacta també pot resultar extremadament costosa, ja que us pot costar el negoci que esteu buscant. Una resposta incorrecta de RFP pot conduir a l’exclusió de la consideració, a negociacions perllongades, a retards en la contractació o pitjor.

El programari de RFP basat en el núvol soluciona aquest problema, ja que permet als equips actualitzar les seves respostes des de qualsevol lloc i en qualsevol moment amb la confiança de saber que el canvi es reflecteix a tot el sistema.

Per exemple, aquest tipus de funcionalitat és una eina fantàstica per tenir quan un producte o servei se sotmet a actualitzacions freqüents que cal incloure en una resposta estàndard. En molts casos, davant d’aquest tipus de canvis, els equips han d’executar tot un organigrama per assegurar-se que s’adopten les actualitzacions institucionalment i, a continuació, fer un seguiment amb cada membre per assegurar-se que s’ha fet a nivell individual, alhora que també revisa cada proposta abans que sortir. És esgotador.

El programari de RFP basat en el núvol gestiona aquests canvis per a tota l’empresa i serveix com a centre d’intercanvi únic per al contingut en evolució.

Millorar l’eficiència de la RFP

El major avantatge del programari de RFP és la rapidesa amb què es millora l’eficiència; a la seva manera, el temps que triga a construir una RFP mitjançant aquest tipus de tecnologia és comparable a la diferència entre conduir costa a costa i volar. Moltes solucions de programari RFP, inclosa RFP360, també es basen en el núvol, cosa que permet un desplegament ràpid, cosa que significa que els resultats són gairebé instantanis.

El temps per valorar (TtV) és la idea que hi ha un rellotge que fa un seguiment del temps que triga un client des del contracte signat fins al moment "ah-ha", quan entén completament el valor i desbloqueja el potencial del programari. Per al programari de RFP, aquest moment sol passar unes setmanes després de la signatura del contracte quan l’usuari treballa amb l’equip d’experiència del client en la seva primera RFP. Les respostes estàndard i la primera proposta es carreguen al sistema, després el moment ah-ha: el programari reconeix les preguntes i insereix les respostes correctes, completant de mitjana entre el 60 i el 70 per cent de la RFP, en un moment. 

Vam trobar que la interfície de RFP360 era la més intuïtiva i fàcil de posar en marxa. Hi ha hagut una corba d’aprenentatge molt mínima i ha permès que el nostre rendiment augmentés gairebé de seguida.

Emily Tippins, administradora de vendes de manteniment Swish | Cas pràctic

L’evolució del procés de RFP dóna als usuaris temps enrere per centrar-se en iniciatives estratègiques de nivell superior. 

Sens dubte, ens ha fet més eficients. RFP360 ens ha retornat el nostre temps i ens ha permès escollir i triar realment els nostres projectes. Ja no som frenètics. Podem respirar profundament, centrar-nos en ser estratègics i assegurar-nos que escollim els projectes adequats i que oferim respostes de qualitat.

Brandon Fyffe, associat de desenvolupament de negocis a CareHere

Els imprescindibles de la tecnologia RFP

  • Negoci més enllà de les RFP - El programari de resposta no és només per a les RFP, també podeu gestionar les sol·licituds d’informació (RFI), els qüestionaris de seguretat i diligència deguda (DDQ), les sol·licituds de qualificacions (RFQ) i molt més. La tecnologia es pot utilitzar per a qualsevol tipus de formulari de preguntes i respostes estandarditzades amb respostes repetibles.
  • Millor usabilitat i assistència de la seva classe - No tothom que treballa en RFP és un superusuari. Les RFP requereixen aportacions de molts departaments i experts en matèries amb diferents nivells d’habilitat tècnica. Escolliu una solució fàcil d’utilitzar i intuïtiva amb un servei d’atenció al client excel·lent.
  • Experiència i estabilitat - Igual que amb qualsevol proveïdor de tecnologia SaaS, podeu esperar actualitzacions i millores periòdiques de la vostra tecnologia de RFP, però assegureu-vos que l’empresa tingui l’experiència d’oferir funcions realment útils amb les quals pugueu confiar.
  • Base de coneixements  - Totes les solucions de RFP han d'incloure un centre de contingut que es pugui cercar que permeti als usuaris col·laborar fàcilment i proporcionar actualitzacions de les respostes que se'ls assignin. Cerqueu una solució que aprofiti la IA per fer coincidir les preguntes més freqüents amb les seves respostes.
  • Connectors i integracions intel·ligents - La tecnologia RFP hauria de funcionar amb els programes que utilitzeu. Cerqueu connectors que us permetin utilitzar la vostra base de coneixements mentre treballeu per obtenir respostes en programes com Word o Excel. El programari també s'hauria d'integrar amb aplicacions clau de productivitat i CRM per donar suport als vostres processos de RFP existents.

Perdeu menys temps i guanyeu més RFP

Les RFP són sobre guanyar. Estan dissenyats per ajudar el comprador a decidir qui és el millor i, com més ràpid pugueu demostrar que el vostre negoci s’adapta a la factura, millor serà. El programari de RFP accelera el procés per tenir-lo en compte més ràpidament, tancar més negocis i oferir-vos encara més oportunitats de guanyar.

A mesura que els equips de màrqueting es tornen més alineats i col·laboren amb les operacions d’ingressos, la tecnologia de RFP esdevé encara més crucial per al procés. La demanda de respostes ràpides a la RFP no desapareixerà. No espereu, doncs, que no pugueu més per adoptar tecnologia que us estalvieu temps en les vostres RFP. Sens dubte, els vostres competidors no ho faran.

Sol·liciteu una demostració de RFP360

Què et sembla?

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir el correu no desitjat. Esbrineu com es processa el vostre comentari.