Estandarització d'adreces 101: avantatges, mètodes i consells

Estandarització d'adreces 101: avantatges, mètodes i consells

Quan va ser l'última vegada que vau trobar que totes les adreces de la vostra llista tenien el mateix format i no tenien errors? Mai, oi?

Malgrat tots els passos que pot prendre la vostra empresa per minimitzar els errors de dades, és inevitable abordar els problemes de qualitat de les dades, com ara faltes d'ortografia, camps que falten o espais principals, a causa de l'entrada manual de dades. De fet, el professor Raymond R. Panko en el seu paper publicat va destacar que els errors de les dades del full de càlcul, especialment dels conjunts de dades petits, poden oscil·lar entre el 18% i el 40%.  

Per combatre aquest problema, l'estandardització d'adreces pot ser una gran solució. Aquesta publicació destaca com les empreses poden beneficiar-se de l'estandardització de les dades i quins mètodes i consells haurien de tenir en compte per obtenir els resultats previstos.

Què és l'estandardització d'adreces?

L'estandardització d'adreces, o normalització d'adreces, és el procés d'identificar i formatar els registres d'adreces d'acord amb els estàndards de servei postal reconeguts tal com s'estableixen en una base de dades autoritzada com la del Servei postal dels Estats Units (USPS).

La majoria de les adreces no segueixen l'estàndard USPS, que defineix una adreça estandarditzada com una adreça completa, abreujada amb les abreviatures estàndard del servei postal o com es mostra al fitxer ZIP+4 actual del servei postal.

Normes d'adreça postal

L'estandardització d'adreces esdevé una necessitat urgent per a les empreses que tenen entrades d'adreces amb formats inconsistents o variables a causa de la falta de detalls d'adreces (p. ex., codis ZIP+4 i ZIP+6) o errors de puntuació, majúscules, espaiat i ortografia. A continuació es presenta un exemple d'això:

Adreces de correu estandarditzades

Com es veu a la taula, tots els detalls de l'adreça tenen un o diversos errors i cap compleix les directrius requerides d'USPS.

Estandardització d'adreces no s'ha de confondre amb la concordança d'adreces i la validació d'adreces. Tot i que n'hi ha similars, la validació d'adreces consisteix a verificar si un registre d'adreces s'ajusta a un registre d'adreces existent a la base de dades d'USPS. La concordança d'adreces, d'altra banda, consisteix a fer coincidir dues dades d'adreces similars per determinar si es refereix a la mateixa entitat o no.

Avantatges de l'estandardització d'adreces

A més de les raons òbvies de netejar les anomalies de dades, l'estandardització d'adreces pot proporcionar una sèrie d'avantatges per a les empreses. Això inclou:

  • Estalvieu temps verificant adreces: sense estandarditzar les adreces, no hi ha manera de sospitar si la llista d'adreces utilitzada per a la campanya de correu directe és precisa o no, tret que els correus es tornin o no hagin rebut respostes. Mitjançant la normalització d'adreces variables, el personal pot estalviar moltes hores de treball mitjançant centenars d'adreces de correu per a la precisió.
  • Reduir els costos de correu: Les campanyes de correu directe poden donar lloc a adreces incorrectes o incorrectes que poden generar problemes de facturació i enviament a les campanyes de correu directe. L'estandardització d'adreces per millorar la coherència de les dades pot reduir els correus retornats o no lliurats, donant lloc a taxes de resposta de correu directe més altes.
  • Elimina les adreces duplicades: La variació de formats i adreces amb errors pot provocar que s'enviïn el doble de correus electrònics als contactes que poden reduir la satisfacció del client i la imatge de marca. La neteja de les vostres llistes d'adreces pot ajudar a la vostra empresa a estalviar costos de lliurament.

Com estandarditzar les adreces?

Qualsevol activitat de normalització d'adreces ha de complir les directrius d'USPS perquè valgui la pena. Utilitzant les dades destacades a la taula 1, aquí es mostra com apareixeran les dades d'adreces després de la normalització.

Abans i després de l'estandardització d'adreces

L'estandardització d'adreces implica un procés de 4 passos. Això inclou:

  1. Importa adreces: reuniu totes les adreces de diverses fonts de dades, com ara fulls de càlcul Excel, bases de dades SQL, etc., en un sol full.
  2. Dades del perfil per inspeccionar errors: realitzeu un perfil de dades utilitzant per entendre l'abast i el tipus d'errors presents a la vostra llista d'adreces. En fer-ho, us pot donar una idea aproximada de les possibles àrees problemàtiques que cal solucionar abans de dur a terme qualsevol tipus d'estandardització.  
  3. Netegeu els errors per complir les directrius d'USPS: Un cop detectats tots els errors, podeu netejar les adreces i estandarditzar-les d'acord amb les directrius de l'USPS.
  4. Identifiqueu i elimineu adreces duplicades: per identificar les adreces duplicades, podeu cercar recomptes dobles al vostre full de càlcul o base de dades o utilitzar exacte o concordança difusa per desduplicar les entrades.

Mètodes d'estandardització d'adreces

Hi ha dos enfocaments diferents per normalitzar les adreces a la vostra llista. Això inclou:

Scripts i eines manuals

Els usuaris poden trobar manualment scripts d'execució i complements per normalitzar les adreces de les biblioteques mitjançant diversos

  1. Llenguatges de programació: Python, JavaScript o R us poden permetre executar una concordança d'adreces difuses per identificar coincidències d'adreces inexactes i aplicar regles d'estandardització personalitzades per adaptar-se a les vostres dades d'adreces.
  2. Repositoris de codificació: GitHub ofereix plantilles de codi i USPS Programes integració que podeu utilitzar per verificar i normalitzar adreces.  
  3. Interfícies de programació d'aplicacions: Serveis de tercers que es poden integrar mitjançant API per analitzar, estandarditzar i validar adreces de correu.
  4. Eines basades en Excel: Els complements i solucions com ara YAddress, AddressDoctor Excel Plugin o Excel VBA Master us poden ajudar a analitzar i estandarditzar les vostres adreces dins dels vostres conjunts de dades.

Alguns dels avantatges d'anar per aquesta ruta són que és barat i que pot normalitzar ràpidament les dades per a conjunts de dades petits. Tanmateix, l'ús d'aquests scripts pot trencar-se més enllà d'uns quants milers de registres i, per tant, no són adequats per a conjunts de dades molt grans o distribuïts per fonts dispars.

Programari de verificació d'adreces

També es pot utilitzar un programari de normalització i verificació d'adreces disponible per normalitzar les dades. En general, aquestes eines inclouen components específics de validació d'adreces, com ara una base de dades integrada d'USPS, i tenen components de neteja i perfils de dades predefinits juntament amb algorismes de concordança difusos per estandarditzar les adreces a escala.

També és important que el programari tingui CASS certification d'USPS i compleix el llindar de precisió requerit en termes de:

  • Codificació de 5 dígits: s'aplica el codi postal de 5 dígits que falta o és incorrecte.
  • Codificació ZIP+4: s'aplica el codi de 4 dígits que falta o és incorrecte.
  • Indicador de lliurament residencial (RDI) – determinar si una adreça és residencial o comercial o no.
  • Validació del punt de lliurament (PDS) – determinar si es pot lliurar una adreça fins al número de la suite o l'apartament.
  • Línia de viatge millorada (eLOT): un número de seqüència que indica la primera aparició de l'entrega feta a l'interval addicional dins de la ruta del transportista, i el codi ascendent/descendent indica l'ordre de lliurament aproximat dins del número de seqüència. 
  • Enllaç del sistema de conversió d'adreces localitzables (LACSLink) – un mètode automatitzat per obtenir noves adreces per als municipis locals que han implementat un sistema d'emergències 911.
  • suiteLink® permet als clients oferir informació d'adreçament empresarial millorada afegint informació secundària (de suite) coneguda a les adreces comercials, la qual cosa permetrà la seqüenciació de lliurament d'USPS allà on d'altra manera no seria possible.
  • I més…

Els principals avantatges són la facilitat amb què pot verificar i estandarditzar les dades d'adreces emmagatzemades en sistemes diferents, com ara CRM, RDBM i dipòsits basats en Hadoop i dades de geocodificació per obtenir valors de longitud i latitud.

Pel que fa a les limitacions, aquestes eines poden costar molt més que els mètodes manuals de normalització d'adreces.

Quin mètode és millor?

L'elecció del mètode adequat per millorar les vostres llistes d'adreces depèn completament del volum dels vostres registres d'adreces, la pila de tecnologia i la cronologia del projecte.

Si la vostra llista d'adreces és inferior a cinc mil registres, estandarditzar-la mitjançant Python o JavaScript pot ser una millor opció. Tanmateix, si aconseguir una única font de veritat per a adreces utilitzant dades difoses en diverses fonts de manera oportuna és una necessitat urgent, un programari d'estandardització d'adreces certificat per CASS pot ser una millor opció.