Quant a la vostra propera reunió

Depositphotos 18597265 s

Recentment he estat pensant molt en les reunions. Publicació de Seth activada esdeveniments anuals d’empresa em va inspirar a començar a formular aquest missatge. Com a persona amb una empresa d’un sol empleat, he de tenir la màxima precaució en quantes reunions a les quals assisteixo sense generar ingressos.

Cada dia, em conviden a una reunió, normalment una tassa de cafè o un dinar. La major part del temps, són relacions professionals o fins i tot clients potencials, de manera que no generen ingressos avui, però demà pot conduir a alguna cosa. Aquestes reunions són increïblement emocionants ... normalment fan pluja d'idees o fan estratègies sobre una empresa, el seu màrqueting o una tecnologia en augment.

Això és bastant diferent de quan solia treballar en grans empreses que feien reunions diàriament. Les reunions a les empreses són costoses, interrompen la productivitat i solen ser una pèrdua absoluta de temps. Aquí teniu el tipus de reunions que danyen la cultura d’una empresa:

  • Reunions celebrades per trobar consens. El més probable és que hàgiu contractat algú responsable de fer la feina. Si celebreu una reunió per decidir per ells ... o pitjor encara ... per llevar-los la decisió, cometreu un error. Si no confieu en la persona que faci la feina, acomiadeu-la.
  • Reunions per difondre el consens. Això és una mica diferent ... normalment el que pren les decisions. Ell o ella no confia en la seva decisió i té por de les repercussions. Mantenint una reunió i aconseguint el consens de l’equip, intenten difondre la culpa i reduir la seva rendició de comptes.
  • Reunions per tenir reunions. No hi ha res pitjor que interrompre el dia d'algú per a la reunió diària, setmanal o mensual en què no hi ha agenda i no passa res. Aquestes reunions són increïblement costoses per a una empresa i sovint costen milers de dòlars.

Cada reunió ha de tenir un objectiu que no es pugui assolir de manera independent ... potser fer pluja d'idees, comunicar un missatge important o trencar un projecte i assignar tasques. Totes les empreses haurien de formular una regla: una reunió sense objectiu ni agenda hauria de ser denegada pel convidat.

Fa molts anys, vaig passar per una classe de lideratge on ens van ensenyar a tenir reunions. Pot semblar divertit, però la despesa de reunions amb grans organitzacions és important. En optimitzar cada reunió, estalviareu diners, temps i heu acumulat els vostres equips en lloc de fer-los mal.

Les reunions d’equip tenien un líder, un escrigui (prendre notes), a cronometrador (per assegurar que la reunió va ser a temps), i a porter (per mantenir el tema). El cronista i el porter canviaven cada reunió i tenien plena autoritat per canviar de tema o posar fi a una sessió.

Els darrers deu minuts aproximadament de cada reunió es van utilitzar per desenvolupar un Pla d'Acció. El pla d’acció tenia tres columnes: Qui, què i quan. A cada acció es definia qui faria la feina, quins serien els lliuraments mesurables i quan ho farien. La tasca dels líders era responsabilitzar les persones dels lliuraments acordats. En instituir aquestes regles per a les reunions, vam ser capaços de canviar les reunions de ser interrompents i vam començar a fer-les productives.

Et reptaria a pensar en cada reunió que tinguis, si genera ingressos, si és productiva i com les gestiones. Jo utilitzo Calendly per programar les meves reunions i sovint em pregunto quantes reunions realitzaria si hagués de pagar una quota amb targeta de crèdit per programar-la. Si haguéssiu de pagar per la vostra propera reunió el vostre sou, encara el tindríeu?

3 Comentaris

  1. 1

    Doug, m'agradaria programar una reunió amb vosaltres per parlar-ne més. 🙂

    Una vegada vaig escoltar a un humorista dir que les reunions anirien molt més ràpid a l’Amèrica corporativa si l’organitzador acabava de començar la reunió demanant a tothom que aixequés la mà si encara treballa en el diable en què treballaven ahir.

  2. 2

    Awesome post! The “all meetings are optional” philosophy is actually a guidepost of a ROWE, which my company has been enjoying for a couple of years now. So many of us place value on the wrong things, like “face time”, or filling a chair at a preset time. Meetings and face time are great and have value in the right context but we should not allow these things to give us the illusion of productivity when it doesn’t make sense.

Què et sembla?

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir el correu no desitjat. Esbrineu com es processa el vostre comentari.